ساخت و نگارش نامه ی پوششی هدفگرا و هوشمندانه
تمام حقوق “تالیفات علمی – آکادمیک” در انحصار کالج پارک دانشگاه مریلند می باشد.
اصول نگارش نامه پوششی هوشمندانه
دراین درس، در مورد اصول اولیهٔ گرد آوری یک نامهٔ پوششی یاد خواهیم گرفت. در مورد اهمیت حفظ توجه و علاقهٔ خواننده یاد گرفته اید، بعد ایجاد اشتیاق برای اقدام به تماس. بیایید در مورد حفظ علاقهٔ کارفرمای آتی که سرش شلوغ است و عجله دارد، صحبت کنیم. اولین چیزی که در مورد نامهٔ پوششی‌تان متوجه می‌شود، ظاهرش است. از فضای خالی (سفید) و عبارتهای کوتاه و متمرکز استفاده کنید. از لیستهای گلوله دار استفاده کنید تا به خواننده کمک کنید از نامه، اطلاعات گردآوری کند. لیستهای گلوله دار در میان شلوغیها، بر نکات کلیدی تأکید می‌کنند. درست مانند یک رزومه، این نقطه‌های سیاه فورا توجه خواننده را به نقاط قوتتان جلب می‌کنند. این روش را در نظر داشته باشید. اگر یک کارفرما فقط چند ثانیه برای ارزیابی‌تان وقت داشته باشد، می‌خواهید اول چه را ببیند؟ می‌خواهید بر قوی‌ترین مهارتها و تواناییهای‌تان متمرکز شود و بر اینکه چرا یک مورد مناسب عالی برای سازمان هستید. آن چیزی است با لیستهای گلوله‌ای به دست می‌آورید. نامهٔ پوششی کامل در حدود سه تا چهار پاراگراف است. هرگز این اشتباه را نکنید که همهٔ متن را در یک پاراگراف درهم برهم بچپانید. باعث می‌شود از لحاظ بصری غیر جذاب شود و اولین نامه ای که بیرون انداخته می‌شود. پاراگراف ایده‌آل سه تا چهار سطر است. فورا سر اصل مطلب بروید و مطمئن شوید اندیشه‌هایتان می‌توانند به آسانی دنبال شوند. به محض آنکه ویرایش نامهٔ پوششی را تمام کردید، آن را روی همان کاغذ خامی که برای رزومه به کار می‌برید، چاپ کنید. به این روش، کلِ بسته ای که کارفرما دریافت می‌کند، ظاهری منسجم و حرفه‌ای دارد. حالا، نوشتن چه می‌شود؟ قبل از شروع، مطمئن شوید اطلاعات صحیح را برای قرار دادن در سربرگ نامهٔ پوششی‌تان دارید. تاریخ، نام شخص متصدی استخدام، عنوان ویژه‌اش، نام سازمان، و آدرس کامل. فرمت صحیح اینجا نمایش داده شده. متن از سمت چپ تراز شده، با تاریخی در سطر اول که به دنبال آن سطری خالی آمده، بعد اطلاعات آدرس، با اسم و عنوان در بالا. خطاب نامهٔ پوششی باید شخص مسئولی باشد که برای استخدام تصمیم می‌گیرد، احتمال زیاد مدیر یا سرپرست بخش. اگر نمی‌دانید که چه کسی به طور خاص برای استخدام تصمیم می‌گیرد، با سازمان تماس بگیرید و بپرسید که نامه را خطاب به چه کسی باید ارسال کنید. همچنین شانسی بزرگ است برای اینکه نام و نام خانوادگی را درست هجی کنید، به همراه عنوان شغلی خاص. اینکه از کجا سطر اول را شروع می‌کنید بستگی به طول نامهٔ پوششی‌تان دارد. در Microsoft Word، معمولا حاشیهٔ بالا را روی یک و نیم اینچ تنظیم می‌کنم و حاشیهٔ پایین را روی سه اینچ تنظیم می‌کنم، بعد تراز عمودی را روی مرکز با ۱.۲۵ اینچ حاشیه برای چپ و راست تنظیم می‌کنم. معمولا صفحه آرایی جذابی ایجاد می‌کند. همیشه اطلاعات آدرس را مجددا بررسی کنید. به یاد داشته باشید، اگر آدرس غلط باشد، نامهٔ پوششی‌تان خوانده نمی‌شود فرقی ندارد چقدر خوب باشد. و اگر عنوان شغلی غلط برای کارفرمای آتی به کار برید، به ویژه اگر عنوان شغلی واقعی را تنزل دهید، راهی وجود ندارد بتوانید او را با تواناییهای خود تحت تأثیر قرار دهید. خیلی خیلی مهم است که نام کارفرما را درست هجی کنید. یک مدیر استخدام کننده می‌شناختم که نامش Leslee بود، L-E-S-L-E-E هجی می‌شد به جای نام مرسومِ L-E-S-L-I-E. هر نامه ای را که در آن نامش غلط نوشته شده بود دور می‌انداخت. آن تست سریعش بود برای شایستگی یک متقاضی. پس مطمئن شوید نام کارفرما را درست هجی می‌کنید. تأثیر دیگری که نامه‌تان به جای‌می‌گذارد در سلام اول نامه است که salutation هم نام دارد. راه آسان را انتخاب نکنید و ننویسید مدیر عزیز منابع انسانی. مدیر منابع انسانی در بسیاری از مواقع مسئولِ تصمیم های استخدامی نیست. او معمولا فعالیتهای روزمرهٔ کارکنان را مدیریت می‌کند. آقای عزیز به کار نبرید. در دنیای کنونی، نمی‌توانید فرض کنید فرد تصمیم گیرنده برای استخدام یک مرد است، و هرگز نباید از زبان جنسیتی استفاده کنید. یک خانم همیشه باید Ms خطاب شود، مگر آنکه بدانید متأهل است یا عنوان شغلی دارد. و از عبارتی که همواره به آن بی‌علاقه ام استفاده نکنید، to whom it may concern این نحوه سلام و احوالپرسی در سطر اول به کارفرما می‌گوید که خیلی تنبل هستید و حتی اولیه ترین استاندارد سازمان را هم انجام نداده اید. راهی عالی برای نابود کردن شانس‌هایتان است. وقت بگذارید تا نام فرد مسئول استخدام را پیدا کنید و از آن استفاده کنید. اگر نام هم زنانه و هم مردانه است، مانند Pat Smith، فقط بنویسید dear Pat Smith. و یک کاما بعد از آن به کار برید نه یک علامت دو نقطه. به یاد داشته باشید که نامهٔ پوششی یک سند بازاریابی است. می‌خواهید با مدیر استخدام کننده از ابتدا رابطهٔ دوستانه ایجاد کنید، پس کامای غیر رسمی را به جای دونقطهٔ رسمی به کار برید. بعد، پاراگراف آغاز کننده می‌آید. باید به دو هدف نائل شود، با خواننده ارتباط برقرار کند و علاقه‌اش را زیاد کند. پس، چطور از پس آن بر می‌آیید؟ می‌توانید چیزی شبیه به این بنویسید. کارفرمایان دوست دارند بدانند یک متقاضی چگونه از جایگاه شغلی اطلاع پیدا کرد. کمک می‌کند بفهمند آیا بازاریابی‌شان مؤثرترین راه است، اما یک پاراگراف آغازی مثل این زیاد قلاب خوبی برای جذب نیست. این هم یک روش شخصی تر. آگهی استخدامی از Astrazeneca برای یک طراح سرمایه گذاری با پاسخ به سؤال، شروع شده. با برداشت آن سؤال، آغازی به صورت «در پاسخ به سؤال‌تان» یک اتصال فوری با خواننده برقرار می‌کند. پاسخ بله اجازه می‌دهد حسِ یک گفتگوی در جریان را ایجاد کنید. و حتی یک آغاز بهتر هم ممکن است اگر مدعی یک ارتباط شخصی با شخصی در سازمان شوید. شاید کسی را می‌شناسید، حتی شاید از طریق LinkedIn یا کسی را در یک نمایشگاه شغلی ملاقات کرده اید. موقعیت را بچسبید. به شما کمی مزیت پنهانی نسبت به سایر متقاضیان می‌دهد. این هم روشی برای شروع یک نامهٔ پوششی است اگر دارید برای شغلی درخواست می‌دهید که از طریق شبکه‌های (اجتماعی) در موردش اطلاع پیدا کردید. یک کارفرما خواهد گفت، مایک را می‌شناسد، خوب، اگر مایک او را معرفی کرده، ارزش صحبت کردن دارد. پس اگر مایک شما را می‌شناسد، می‌تواند سفارشی پر تب و تاب و بسیار با ارزش بکند. اگر از عهدهٔ برقراری تماس با شخصِ مسؤلِ استخدام بر آمده‌اید، این هم شما را یکی بالاتر از بقیهٔ متقاضیانی قرار می‌دهد که آن زحمتِ کوچک اضافی را به خود نداده اند. پس می‌توانید با چیزی شبیه به این آغاز کنید. جای تعجب ندارد که یکی از بهترین راههای جلب توجه کارفرمای آتی، تعریف و تمجید است. پس کمی چاپلوسی شخصیِ مدبرانه را امتحان می‌کنید، مانند این. یا از سازمان یک تعریف و تمجیدی کنید. با سرآغازی مانند این، نه تنها دارید مدیر استخدام کننده را ستایش می‌کنید، بلکه دارید نشان می‌دهید که تکلیف‌تان را انجام دادید. بسیار خوب، این هم از آغاز کارتان. بعد از آن پاراگراف بدنه می‌آید. اینجا جایی است که کارفرما را قانع می‌کنید که مورد بسیار مناسبی هستید برای آن شغل. تا آنجا که ممکن است دقیق می‌شوید، با استفاده از مثالهای ملموس و اگر کاربرد دارد، اعداد صریح. بدنهٔ نامهٔ پوششی به سؤالهای اساسی پاسخ می‌دهد که فرایند استخدام را هدایت می‌کنند. چرا باید مدیر استخدام کننده شما را در نظر بگیرد؟ چه چیز شما را ممتاز می‌کند؟ برای پاسخ به این سؤالها، در مورد این صحبت می‌کنید که چگونه مهارتهای مرتبطِ قوی‌تان، برای شغل واجد شرایط هستند. برای این مثال، قرار است طراح تشکیلات اقتصادی باشید، و موارد زیر را به عنوان نکاتی بسیار تأثیر گذار و مرتبط با رزومه‌تان انتخاب می‌کنید. این خبر اصلی‌تان است. سه شایستگیِ سطح بالا که برای یک طراح تشکیلات اقتصادی مورد نیاز است. اولین شایستگی‌تان، این را به عنوان یک شایستگیِ پیشتاز در قرن ۲۱ خواهید پذیرفت. اینجا در زمینهٔ ویژهٔ یک معمار تشکیلات اقتصادی قرار داده شده. این دومین شایستگی، تجربهٔ مرتبط‌تان را برجسته می‌کند با استفاده از کلید واژه هایی که مستقیما از آگهی شغلی گرفته شده. این شایستگی سوم، توانایی‌تان را برای کار در طول خطوط سازمانی و در یک جایگاه رهبری، برجسته سازی می‌کند. اطمینان دارم می‌بینید چگونه آقای اسمیث، طراح اصلی در AstraZeneca، با خواندن این، فورا تشخیص خواهد داد که شما، یک طراح تشکیلات سازمانی، هر چه لازمست دارید. حتی پیش از رسیدن به رزومه‌تان. همچنین توجه کنید چگونه هر عبارت با یک واژهٔ کنشی قدرتمند شروع می‌شود، حل کردن، مستقر کردن، نویسندهٔ همکار بودن. این واژه‌ها به همان هدفی می‌رسند که در رزومه‌تان رسیدند. شما را به عنوان کنندهٔ کار و کامیاب، معرفی می‌کنند. آخرین پاراگراف‌تان، اختتام یا دعوت تان به اقدام است. این جایی است که یک نامهٔ پوششی سنتی شما را گمراه خواهد کرد اما در درس بعد بیشتر درباره‌ٔ آن یاد خواهید گرفت. فعلا، قرار است نامه را با این متن تمام کنید. استراتژی را که در پشت این کلام هست در درس بعد یاد می‌گیرید. بعد نامه را تمام می‌کنید با sincerely، اسم و امضاءتان. توصیه می شود با یک خودکار آبی امضاء کنید چون با چاپ سیاه رنگ تضاد دارد. این طوری به نظر می‌رسد وقتی تکمیل می‌شود. در بخش مطالب خواندنی، یک نسخه با اندازهٔ کامل می‌بینید. اپلای پدیا، مرکز آزادسازی فرصت های آموزشی.