نوسازی ارتباطات و پیگیری های موثر با نامه های فالو آپ (Follow-Up)
تمام حقوق “تالیفات علمی – آکادمیک” در انحصار کالج پارک دانشگاه مریلند می باشد.
اصول نگارش نامه های پیگیری به انگلیسی Follow-up letter
حالا که می‌دانید چطور نامهٔ پوششی بنویسید، نامهٔ پیگیری، مثل آب خوردن خواهد بود. این نامه ای است که پس از مصاحبه می‌نویسید. همان روشِ یک دو سه را که برای نامهٔ پوششی به کار می‌برید، استفاده می‌کنید. اول، آن ارتباط مهم با کارفرما را ایجاد می‌کنید و توجه‌اش را جلب می‌کنید. بعد مهارتها و تواناییها را عرضه می‌کنید و بر تناسب‌تان با نیازهای سازمان استخدام کننده، تأکید مجدد می‌کنید. اما قرار است از یک استراتژی ظریف استفاده کنید. در انتها، کارفرما را وادار می‌کنید که اقدام کند. این بار با استفاده از یک اصل روانشناسی قوی به نام تعامل (پیوند دوسویه). بعد از اینکه با شما مصاحبه شده، همیشه باید یک نامهٔ پیگیری بفرستید، اما همان طور که احتمالا حدس زدید، نامهٔ پیگیری چیزی بیش از صرفا ابراز متواضعانهٔ قدردانی است. یک هدف مدبرانه را در فرآیند جستجوی کارتان به انجام می‌رساند. نامهٔ پیگیری به کارفرما یادآور می‌شود چرا شما نیازهایش را برآورده خواهید کرد. همچنین به شما فرصت می‌دهد تا ذکر کنید هر توانایی که ممکن است در مصاحبه به اندازهٔ کافی بر آن تأکید نکرده باشید. و می‌توانید کپی‌های اضافه از کارتان بگنجانید یا یک مقالهٔ جدید در مورد صنعت کارفرما. اگر دارید برای آن جایگاه رقابت می‌کنید، یک نامهٔ پیگیری می‌تواند به شما شور رقابت بدهد، تا برنده شوید. در موردش فکر کنید. بیشتر کارفرمایان، داوطلبی را که پس از یک مصاحبه، نامهٔ تشکر می‌فرستد، با لطف بیشتری مد نظر قرار می‌دهند تا آنهایی که نمی فرستند. با این حال، بیش از نیمی از متقاضیان وقت نمی‌گذارند تا حتی این کاررا انجام دهند. با نوشتن یک نامهٔ تشکر، خودتان را در اقلیت می‌گذارید. با استفادهٔ مدبرانه از آن، به خودتان حتی بیش از یک مزیت در رقابت می‌دهید. در بخش آغازین در نامهٔ پیگیری، لازمست ارتباطی را که در حین مصاحبه ایجاد کردید، نوسازی کنید. به رغم هدف مدبرانهٔ نامه همیشه باید خالص و صادقانه به نظر برسد. برای دست یافتن به این، باید صادق و خالص باشید. پس با تشکر از مصاحبه کننده برای وقتی که گذاشت، شروع کنید. توجه کنید که این مقدمه درست مرتبط با موضوع است و از واژهٔ امروز استفاده می‌کند. باعث می‌شود این طور به نظر آید که خانه رفتید و نامهٔ پیگیری را فورا پس از مصاحبه نوشتید. این به ظرافت می‌رساند که چابک هستید و کارها را به موقع به انجام می‌رسانید. حالا باید توجه کارفرما را جلب کنید. می‌دانید که یکی از بهترین راهها برای این کار، تعریف از او سازمانش است. روش مؤثر دیگر ذکرِ هر بینش ارزشمندی است که در پی مصاحبه یاد گرفتید. نه تنها قدردانی خالصانه‌تان را از مصاحبه نشان می‌دهید بلکه به کارفرما مهارتهای گوش دادن خود را نشان می‌دهید. مدلی که به عنوان الگو استفاده می‌کنید، این است. اگر مثالِ درس قبل در مورد ایجاد نامهٔ پوششی را یادتان باشد، یک استراتژی مشابه در اینجا استفاده خواهید کرد. پس همانطور که این مثال نشان می‌دهد، ارتباط شخصی‌تان را با فردی در داخل سازمان مجدد بررسی کنید، هر وقت امکان دارد. باعث می‌شود جزئی از سازمان به نظر برسید، و از کارفرما تملق می‌کند. مایک از او تعریف کرد و شما آنرا تأیید می‌کنید. پس مقدمه با یک تشکر شروع می‌شود و با سطری که می‌بینید دنبال می‌شود. البته، اگر یک آشنای درون سازمانی مانند مایک واکر ندارید، همچنان می‌توانید تعریف و تمجیدی خالصانه در مورد چیزی که در طی مصاحبه آموختید، ارائه دهید. قرار است که نسبت به بازیگران قدرت مزیت پیدا کنید. کارفرمایان آنقدر به خواندن نامه‌هایی که یک متقاضی را زیادی بزرگنمایی می‌کنند، عادت دارند که تقریبا نسبتا به آنها بی‌حس شده اند. پس حالا قرار است به مدیر استخدام کننده یک تغییر شیوهٔ غیر منتظره بدهید. بیایید تصور کنیم طراح ارشد پر مشغله‌مان، آقای اسمیث را که پشت میز کارش نشسته، در حالیکه مانند اغلب مواقع پر از استرس است. بسته های پستی آورده می‌شود، سریعا آنها را این و طرف می‌کند، صورتحسابها، آگهی ها. و چیزی که شبیه به یک نامهٔ شخصی برای استراحت است. کدام را فکر می‌کنید که اول بر می‌دارد؟ نامه‌تان را باز می‌کند و به محض آنکه پی می‌برد یک نامهٔ پیگیری است، انتظار دارد لیستی صریح از دلایلی که باید استخدامتان کند، ببیند. اما در پاراگراف اول به او مهربانی کرده اید پس دیوار دفاعی اش را کنارمی‌گذارد و شروع می‌کند با دقت بیشتری بخواند. در حالتی پذیرنده قرار دارد پس حالا وقتش است که بر مهارتها و دستاوردهای برجسته‌تان تأکید کنید و نشان دهید چگونه صلاحیتهایتان با نیازهای سازمان جفت و جورند. ممکن است چیزی شبیه به این بگویید. ساختار خاصی را که اینجا به کار می‌برید، مشاهده کنید. جملهٔ اول پیوند نرمی با بخش آغازی دارد. از مدیر استخدام کننده برای ژرف اندیشی‌اش تشکر کرده اید. و حالا ثابت می‌کنید که می‌توانید به آن بینشها یا بصیرتها را در آینده حیات ببخشید با ذکر تجربه و تواناییهای‌تان. در سطر آخر، به طورغیرمستقیم نشان می‌دهید که یک گزینهٔ کاملا مناسب برای سازمان مطابقت بدین. و حالا قلاب در پاراگراف آخر، دعوت به اقدام. در دعوتتان به اقدام، کارفرمای آتی را وا می‌دارید با شما مجددا تماس بگیرد اما باید به آقای اسمیث دلیلی برای تماس بدهید و یکی از بهترین راهها برای انجام آن اینست که مشکلی را برایش حل کنید. این استراتژی «امتحان کن و بِبَر» است که احتمالا با آن آشنا هستید. این مثالی از نحوهٔ کار این استراتژی است. بیایید فرض کنیم، در طول مصاحبه، آقای اسمیث یک مشکلِ عملیاتی را که با آن درگیر است، ذکر کرد. در راه خانه، به شیوه ای برای حل مسأله فکر می‌کنید. اما، قرار نیست که راه حل را لو بدهید. قراراست که کارفرما را وادارید آن را بپرسد. آن قلاب است. چیزی شبیه به این. اینجا به کارفرما دلیلی واقعی می‌دهید که با شما تماس بگیرد. این خیلی قدرتمند تراز بقیهٔ روشهای دعوت به اقدام است که تا حالا بحث کرده ایم. این موضوعِ معامله به مثل است. ایده تان را به کارفرما می‌دهید در ازای یک مزیت رقابتی در برابر متقاضیان دیگر. >> همینه. نامهٔ پیگیری را با sincerely به پایان می‌برید، یک نسخه از آن را روی همان نوع کاغذ چاپ می‌کنید و با همان فونتی که برای رزومه و نامهٔ پوششی استفاده می‌کرده اید. نام‌تان را امضا کنید، ترجیحا با رنگ آبی، پست کنید. پس این هم رازهای کلیدیِ نوشتن نامه‌های پیگیری مؤثر. همیشه به کارفرما دلیلی برای تماس بدهید. صرفا اینکه بخواهید تماس بگیرد، کافی نیست. با ارائهٔ چیزی که اررزش واقعی دارد، او را بسیار علاقه مند می‌کنید که تماس بگیرد. آن را ساده و مرتبط با موضوع نگه دارید. مانند رزومه و نامهٔ پوششی، نامهٔ پیگیری باید بسیار متمرکز و صریح باشد. آن را در حد یک صفحه با سه پاراگراف نگه دارید. ارتباطی شخصی بنا کنید و با انجام کاری غیرمنتظره، توجه را جلب کنید. همیشه صلاحیتهایتان را با نیازهای کارفرما تطبیق دهید. به او ثابت کنید که توانا و مشتاق هستید برای حل مشکلاتی که با آنها روبروست. به همین سادگی است، نحوهٔ نوشتن رزومه‌ها، نامه‌های پوششی بَرنده و نامه‌های پیگیری بَرنده. ابزارهای لازم برای رسیدن به مصاحبه و بعد دستیابی به شغل را دارید. و در دورهٔ نهایی که در ادامه می‌آید، این فرصت را دارید که دقیقا آنرا انجام دهید. اپلای پدیا، مرکز آزادسازی فرصت های آموزشی. [ApplyPedia]